Foliengestaltung | Agenda | Handout | mündliche Prüfung (Tipps)

Fachwirt für Büro- & Projektorganisation • Fachwirt für Einkauf • Fachwirt für Güterverkehr & Logistik • Fachwirt im Gesundheits- & Sozialwesen • Fachwirt für Logistiksysteme • Handelsfachwirt • Immobilienfachwirt • Industriefachwirt

Detaillierte Anleitung zur Erstellung der Folien/Medien

Eine Präsentation soll stets lebhaft und verständlich sein. Die Zuhörer wollen „abgeholt“ und „mitgenommen“ werden. Dies gilt für die Foliengestaltung, die Agenda und das Handout. Egal, welche Medien Sie in der mündlichen Prüfung verwenden, bitte beachten Sie folgende Punkte:

Inhalt der Präsentation

  • Thema: Über welches Thema werden Sie berichten, welche Begriffe und Schlagwörter sind wichtig?
  • Umfang: Welche inhaltliche Tiefe soll die Präsentation haben?
  • Dauer: Wie lange haben Sie Zeit um über die einzelnen Punkte zu sprechen?
  • Fragen: Welche inhaltlichen Fragen können sich ggf. (im Fachgespräch) ergeben?
  • Medien: Welche Medien werden Sie einsetzen (bitte Handout & Agenda nicht vergessen)?
  • Praxisbezug: Ist das Thema realistisch?
  • Kosten/Nutzen: Haben Sie Kosten und Nutzen beachtet?
  • Kritik: Welche Kritikpunkte könnten sich ergeben?

Gliederung

Gehen Sie bereits vor der Bearbeitung der Medien strukturiert vor.

Erstellen Sie vor Beginn der Foliengestaltung eine grobe Gliederung:

  1. Einleitung: Vorstellung der Person, des Unternehmens und der Ausgangssituation
  2.  Hauptteil: Nennung der IST-Situation und den entsprechenden Zielen, Erläuterung von möglichen Lösungsansätzen sowie vorhandenen Chancen und Risiken
  3. Abschluss: Zusammenfassung und Nennung des Fazits, kurzer Ausblick in die Zukunft

Die nachfolgende Struktur soll Sie dabei unterstützen, Ihre Folien/Charts strukturiert und zielgerichtet zu erstellen. Sie erhalten zu jedem Abschnitt wichtige Beispiel für mögliche Inhalte auf diesen Folien. 

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Die Vorbereitung

Ausgehend von Ihrer Situationsbeschreibung gliedern Sie Ihre Präsentation in folgende Abschnitte (pro Abschnitt 1 Folie/Chart):

  1. Unternehmensvorstellung
  2. Problemstellung bzw. IST-Situation
  3. Ziel (SMART)
  4. Lösungsansatz Handlungsbereich 1
  5. Lösungsansatz Handlungsbereich 2
  6. Mögliche Chancen/Risiken oder Vor-/Nachteile
  7. Fazit und Ausblick

Folie 1
Unternehmensvorstellung
(Zeitempfehlung 1-2 Minuten)

Hier nennen und beschreiben Sie kurz das Unternehmen. Falls noch nicht geschehen, beschreiben Sie Ihre Rolle in diesem Unternehmen.

Wichtige Inhalte dieser Folie sind z.B.

  • Warum ist dieses Unternehmen einzigartig (Alleinstellungsmerkmal)?
  • Wie kam der Gründer auf die Idee, das Unternehmen zu gründen?
  • Was gibt es noch besonderes zu berichten?

Folie 2
Problemstellung/Ist-Situation
(Zeitempfehlung 2-3 Minuten)

Auf dieser Folie beschreiben Sie die aktuelle Situation (Problemstellung), die in Ihrem Unternehmen vorherrscht.

Bitte beachten Sie dringend folgenden Punkte:

  • Gestalten Sie die Aussage klar, eindeutig und vor allem für Dritte nachvollziehbar
  • Setzen Sie gern Bilder, Charts oder Kennzahlen ein
  • Nennen Sie auch Gründe/Ursachen, die zu dieser Situation geführt haben

Folie 3
Zielformulierung
(Zeitempfehlung 2-3 Minuten)

Auf der 3. Folie nennen Sie Ihre konkreten Ziele, die Sie mit Ihren Lösungsansätzen erreichen wollen.

  • Definieren Sie Ihre Ziele bitte grundsätzlich nach der SMART-Formel (spezifisch – messbar – attraktiv – terminiert)

ACHTUNG: Denken Sie daran, dass Sie die Ziele in Ihren Lösungsansätzen und Ihrem Fazit wieder aufgreifen

Folie 4
Lösungsansatz 1. Thema
(Zeitempfehlung 2-3 Minuten)

In dieser Folie beschreiben Sie Ihre Lösungsansätze aus dem von Ihnen gewählten 1. Handlungsbereich.

  • Stellen Sie Ihre Lösungen klar, logisch und nachvollziehbar da (stichpunktartig und in kurzen Sätzen)
  • Beschreiben Sie Ihre geplanten Handlungen, Maßnahmen in konkreten Schritten (1…., 2…., 3….)
  • Beachten Sie bitte stets auch die anfallenden Kosten, den möglichen Nutzen sowie die praktische Umsetzbarkeit
  • Setzen Sie gern Beispiele aus der Praxis ein, verwenden Sie Bilder (vorher/nachher) usw.

Folie 5
Lösungsansatz 2. Thema
(Zeitempfehlung 2-3 Minuten)

Wie Folie 4, nur bezogen auf den 2. Handlungsbereich

Folie 6
Chancen und Risiken
(Zeitempfehlung 2-3 Minuten)

Auf dieser Folie erläutern Sie mögliche/wahrscheinliche Chancen & Risiken aus den gewählten Lösungsansätzen
Beschreiben Sie auch – falls möglich-, wie Sie den genannten Risiken begegnen würden

Folie 7
Fazit & Ausblick
(Zeitempfehlung 1-2 Minuten)

Auf dieser Folie ziehen Sie nun Ihr persönliches Fazit

  • Die Umsetzung der Maßnahmen ist zu empfehlen, weil…
  • Zu beachten wäre…

Danach geben Sie einen Ausblick auf die Zukunft:

  • Erkentnisse aus dem Projekt sind…
  • Nächste Schritte nach Durchführung dieser Maßnahmen können sein…

Reden Sie beim Fazit frei und wiederholen Sie nicht die Inhalte der Präsentation

Nach dem Fazit
  • Fassen Sie die Agenda kurz zusammen (mit Stift auf Flipchart abhaken)
  • Überreichen Sie Ihr Handout
  • Bedanken Sie sich beim Prüfungsausschuss für die Aufmerksamkeit
Weitere wichtige Hinweise:
  • Beachten Sie, dass der Prüfungsausschuss Sie zu jedem Punkt Ihrer Präsentation und dem von Ihnen gewählten Themen befragen kann
  • Denken Sie an die anfallenden Kosten bzw. den möglichen Nutzen/die möglichen Chancen für Ihr Unternehmen
  • Achten Sie auf die praktische Umsetzbarkeit Ihrer Maßnahmen
  • Verwenden Sie nur Daten, deren Herkunft Sie erläutern können
  • Prüfen Sie die gesamte Praxistauglichkeit Ihrer Präsentation (und auch den roten Faden)
  • Ihre Problemstellung sollte am Ende „gelöst“ sein
  • Denken Sie auch an zu erwartende Widerstände oder Risiken („Wie reagieren Sie, wenn die Mitarbeiter Ihre Maßnahmen nicht umsetzen?“)
  • Gehen Sie stets von realistischen Bedingungen aus
  •  Bedenken Sie, dass Ihre Aussagen für Dritte klar und verständlich sind
  • Überladen Sie Ihre Folien nicht (Stichpunkte und kurze Sätze sind ideal)
  • Sprechen Sie langsam, klar und deutlich – machen Sie Sprechpausen

Hier geht es weiter zum Kapitel 7